委任状を渡す際の注意

 

Q1.「委任状をください」という文書が届きましたが、これは一体何なのでしょうか?

商工会議所は会員の中から役員・議員を選出しており、140人の議員の半数の70人は、会員の選挙によって選ばれることになっています。立候補者が70人を超えた場合は選挙が行われることになり、この際、会員であれば「持口数イコール投票の票数」、特定商工業者は1票となります。よって、例えば持口数5口の会社であれば、5票の投票権を有することになります。ただし、ひとつの会社で行使できる選挙権は持ち口数に応じて1票以上、50票までと決まっています。

この投票の権利は会員である第三者に委任することができることから、今回立候補を予定している方から、「あなたの持っている投票の権利を私に譲ってください」という意味で送られてきたものです。

自分で持っている投票権は、1. 自分で行使することもできますし、2. 誰かに委任することも可能ですので、自社の取引関係などをご勘案いただいた上で、対応ください。

 

Q2.委任状を渡す際には、どのような点に注意が必要でしょうか?

委任状を提出できるのは、改選年度およびその前年度会費を納入している「当所会員」、または改選前年度の負担金を納入している「特定商工業者」に限ります。

会員であり、なおかつ特定商工業者負担金を納入している方は、会員としての権利のみが行使できることとなりますのでご注意ください。

上記の条件を満たしていない委任状はすべて無効となります。非会員の場合は新たに会員入会手続きしていただく、未納会費がある場合は速やかに納入していただくことが必要となります。

 

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Q3.委任状に記入する項目は?

右記の記入例にある通り、

  1. 委任先会員名
  2. 日付
  3. 譲り渡す口数
  4. 委任される方の住所、名称(会社名)、氏名をご記入いただき、社印または代表者印を捺印の上、提出していただきます。

こんな委任状は無効になります!
1. の委任先会員名のところに、会員以外の名前を記入した場合は、無効となります。
よく見られるのが「×会頭」、「×商工会議所」、「×議長」、「×会員でない任意の団体名」の記入。これも当然無効です。

 

Q4.ひとつの企業が複数の企業に委任状を渡すことは可能か?

例えば5口を持っているA社から複数の会社に、B社に3口、C社に2口というように口数を分割して譲り渡すことが可能です。

ただし、A社が持っている5口を超えて委任状を譲り渡した場合、1. A社が増口するか、2. またはA・B・C3者の話し合いにより譲り渡す口数を調整の上、委任状を再提出しない限りすべてが無効となります。

また口数欄が空白の委任状も、すべてが無効になる可能性が高いので、あらかじめ事務局に持ち口数をご確認いただき、ご対応ください。

■よくあるケース

<ケース1>
持ち口数5口を持つA社では、先にB社に5口すべてを譲渡した。その後C社からも委任状の求めがあったが、応じることができなかった。
→投票権を譲渡する場合、あらかじめ取引先との関係などを考慮し、計画的に委任状を渡してください。

<ケース2>
持ち口数20口を持つA社では、複数の会社から委任状の求めがあり、その都度対応した。結果的に持ち口数を超える委任状を渡してしまった。
→複数の会社に委任状を渡す場合、必ず委任状のコピーをとって履歴が分かるようにしてください。

 

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